人事文書是指人事工作中形成的記述和反映個人經歷學歷、社會關係、思想品德、業務能力工作狀況以及獎懲情況等方面情況的文件材料，它是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映，是一個單位和組織了解、評價、選拔幹部，開展人事管理工作的重要依據。
一、人事文書特點。
(一)客觀真實性。人事文書必須做到客觀真實，且且形成就不能任意塗改。只有確保它的客觀真實性，才能為人事(勞動)部門正確使用人才，合理解決工資等工作提供客觀依據。
(二)動態性。人事文書歸檔後，其內容不是一成不變的。隨著當事人人生道路的延伸不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，必須注意做好新形成的人事文書的收集、整理與歸檔工作，力求縮短與個人實際情況的「時間差」。
(三)機密性。人事文書的內容涉及個人功過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織彙報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內心隱秘等。因此，人事文書大多具有機密性，任何人不得泄露和私自保存人事文書材料,不能向社會無條件地提供服務。
二、人事文書材料的歸檔。
（一）人事文書材料的收集方法。
(1)人事文書要及時歸檔。形成人事文書的部門，在材料正式形成後，應及時把歸檔的材料送交人事文書管理部門歸檔。
(2)人事文書管理部門要經常了解和掌握形成人事文書材料源的信息，建立溝通渠道,建立聯繫制度,不失時機地向形成材料的部門收集歸檔的材料。
(3)人事文書管理部門發現送交的歸檔材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成人事文書材料的部門,補送材料或補辦手續。
（二）人事文書材料的歸檔範圍。
(1)調配(轉業安置)、任免、考察、考核等工作中形成的各類人員登記表(如幹部履歷表、履曆書和教師、職工、醫務人員、軍人登記表等);職務任免呈報表(包括上報的考察材料等)。
(2)錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用幹部合同書、政審(考核)材料、續聘審批表、解聘和辭退材料。
(3)辦理工資、待遇工作中形成的登記表、審批表和解決待遇問題的批覆材料。如轉正定級審批表、工資調整審批表、提職晉升和獎勵工資審批表;離退休人員審批表。
(4)黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會及民主黨派代表會等會議形成的代表登記表和委員的簡歷、政績材料。
(5)鑑定、考核、考察材料:幹部考察材料、組織審定考察材料)鑑定、個人鑑定、人員調動鑑定、年度考核登記表。
(6)審計材料:個人審計報告或審計意見材料;離任審計考核材料。
(7)國民教育、成人教育(大、中專)、黨校及各種短期業務培訓學習中形成的學生(學員)登記表;考生登記表;學習(結業)成績表:畢業生登記表、鑑定表:學員思想小結(結業);授予學位的材料;學歷證明書:博士後研究人員工作期滿登記表。
(8)評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術資格考試成績合格登記表、專業技術職務任職資格評審表、專業技術職務考核材料、聘任專業職務的審批表、套改和晉升專業職務(職稱)審批表。
(9)更改姓名民族出生日期、國籍入團、入黨和參加革命工作等過程中形成的個人申請組織審查意見、上級批覆以及所依據的證明材料。
(10)黨團組織建設中形成的材料:已批准轉正的中國共產黨入黨志願書、入黨申請書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料，黨員登記表，個人總結，不予登記的決定，組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員中形成的組織意見，優秀黨員事跡及組織審批材料，認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料,退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見;共青團入團志願書、申請書、團員登記表，優秀團員事跡材料，退團材料;加入民主黨派的有關材料。
(11)各種獎勵材料:勞動模範;先進工作者;有突出貢獻者:優秀專家;國家科技進步獎;優秀黨、團員審批(呈報)表;先進事跡材料。
(12)幹部或工人審查工作中形成的調查報告、結論、上級批覆、個人對結論的意見、檢查交代或說明的材料，以及作為依據的調查證明材料;甄別、複查結論(意見、決定)、調查報告、批覆及有關的主要依據材料。
(13)紀律檢查、監察和行政管理等工作中形成的處分決定(免予處分的意見)、記過材料查證核實報告、上級批覆、本人對處分決定的意見和檢查、交代材料、通報批評材料;法院審判工作形成的判決書;複查甄別報告、決定、上級批覆材料。
(14)幹部或工人的創造發明、科研成果、著作、譯著、有重大影響的論文(如獲獎或在全國性的報刊上發表的)等目錄。
(15)新錄用(調進)人員的體檢表和畢業生分配的體檢表;有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷和確定致殘等級的有關材料。
(16)辦理出國(境)人員審批工作中形成的審批表、登記表及在國外(境外)表現情況或鑑定材料。
(17)辦理喪事活動中形成的悼詞;報紙報道的消息、報告;非正常死亡的調查報告、死亡通知單及有關情況;遺書等。
(18)其他可供組織參考的有保存價值的材料。
（三）人事文書材料的歸檔要求。
(1)所收集的歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應文字表述清楚、對象明確具體，有承辦單位或個人署名，有形成材料日期。任免呈報應註明批准機關、時間和文號。出國(境)審批表要註明往、返時間，出國目的。
(2)收集的材料要真實可靠，必須是組織上形成的或者是經組織許可、個人撰寫的材料。未經組織同意,個人提供的任何材料,不得收集歸檔。凡規定應由組織審查蓋章的，必須有組織蓋章。組織鑑定、審查結論(複查結論)、處分決定、民主評議和組織考核形成的綜合材料等,領經本人書面簽字確認(本人未簽字或者拒絕簽字的由組織註明)。對內容不實字跡不清、塗抹勾畫，真實性、可靠性差的材料不予歸檔。
(3)按照人事文書工作規定的數量收集材料。鑑別時,發現檔案中缺少有關材料，要及時收集補充收集的材料要精練。只建正本的一般只收集一份材料，如需建副本的可以收集兩份材料。
(4)收集的人事文書材料要符合要求。發現有關部門送交歸檔的材料不符合歸檔要求時，應及時通知形成材料的部門補送或補辦手續。
(5)接收的人事文書材料應逐份檢查核對，檢查無誤後歸檔。
(6)所收集的人事文書材料的載體應使用標準辦公用紙(原為16開，長26厘米，寬18.5厘米，現為a4紙。材料左邊應留有2-2.5厘米(a型紙為2.8厘米)的裝訂邊。文字須是電子列印膠印或成用碳素墨水、墨汁書寫，不得使用原子筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水、複寫紙書寫。除電傳材料學歷學位證書、獲獎證書等複印存檔(人事部門與原件核對後蓋章)外,不得用複印件代替原件存檔。
三、人事文書的整理。
人事文書的整理工作,是以個人為單位，將收集起來的人事文書材料，進行分類、排序、編目、技術加工、裝訂成卷,並在此基礎上，不斷對人事文書內容進行補充的工作。它既是人事文書工作的一項基礎工作，又是實現人事文書科學管理的一項很具體、很重要的工作。
人事文書的整理必須認真執行《檔案法》《保密法》《幹部檔案工作條例》《幹部檔案整理工作細則>等有關法規，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。在整理人事文書材料時,嚴禁吸煙，確保其安全;不得私自塗改、抽取或偽造人事文書材料;不得擅自處理或銷毀人事文書材料;加強對人事文書材料的管理,防止丟失;不能泄露幹部人事檔案內容;認真負責,耐心細緻，防止折皺或損壞幹部人事文書材料。
依據《幹部檔案整理工作細則》的規定，人事文書整理工作要做到:認真鑑別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。認真鑑別即歸檔材料要逐份審閱，取捨合理;分類準確即歸檔材料要劃分有據,歸類無誤;編排有序即排列材料要條理清楚,層次分明;目錄清楚即書寫目錄要準確、簡潔、明了、字跡清楚;裝訂整齊即文書材料裝訂要統一規範，表面平整、無脫頁漏裝。
通過整理達到完整、真實、條理、精練、實用的目的。完整即整個人事文書材料內容要完整，能全面、歷史地反映德、能、勤、績、廉。真實即人事文書材料要真實、準確,能反映本來面目,成為了解和使用人的可靠依據。條理即人事文書材料的分類要清楚、排序條理,做到科學合理。精練即人事文書材料內沒有不應歸檔的材料，使整個檔案精幹、簡練。實用即人事文書材料便於利用和保管。
人事文書的電子文本歸檔整理,按電子文書的歸檔整理規定辦理。
（一）分類。
人事文書材料的分類是根據人事文書材料所反映的內容和形式特徵，分門別類、系統組織與揭示人事文書材料的一種方法。它依據《幹部檔案工作條例》《企業職工檔案管理工作規定》進行分類。歸檔整理後的人事文書材料可分為正本和副本兩大類。人事文書材料正本是全面反映一個幹部或工人的歷史和現實情況的材料，是其全部原始材料的總和。人事文書材料副本是概括反映一個人歷史和現實情況的材料，由人事文書材料正本主要材料的複製件(重複件)和正本歸不進去的材料構成。人事文書材料副本一般不需要進行正規整理,簡單分類裝訂即可。具體來說，人事文書材料分為十類，民營企業員工可以參照整理。
（1）履歷材料。
履歷材料為個人的簡要經歷，多為個人填寫的表格。
歸檔材料主要有:幹部履歷表(書)、簡歷表、幹部、職工、教師、醫務人員、軍人等各類人員登記表，反映經歷的學生登記表，個人簡歷材料。後備幹部登記表，更改姓名的材料。
(2)自傳材料。
自傳材料為個人填寫的詳細經歷和家庭成員及其重要社會關係。
歸檔材料主要有:由本人撰寫的敘述自己經歷、思想變化過程、社會關係等情況的材料,包括自傳、含有較多自傳內容的入黨申請書,以及其他自傳性質和以自傳為主的材料。
(3)鑑定、考核、考察材料。
歸檔材料主要有:主要表現、考察材料、鑑定、年度考核登記表、屆末考核材料,離任審計綜合材料、在外表現。
(4)學歷、職稱、培訓材料。
學歷、職稱、培訓材料代表人的能力的提高。
歸檔材料主要有:初中、高中、普通高校或中等專業學校報考登記表,學習(培訓結業)成績表,畢業生登記表(或鑑定表)，畢(結)業證複印件,學歷證明，授予學位的決定、決議,學位證複印件,導師指導意見，論文答辯決議，進修和學歷材料,博士後登記表等，選拔留學生審查登記表以及在國外學習材料，專業技術職務、任職資格申報表,聘任專業技術職務的審批表,套改和晉升專業技術職務(職稱)審批表，個人的創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文等目錄，教師資格過渡登記表、公務員過渡培訓表及其他各種培訓登記表等，黨校結業鑑定。
(5)政審材料。
政審材料一般成套出現，且有組織蓋章，多由政治歷史原因造成。
歸檔材料主要有:對政治歷史關鍵問題的審查結論、調查報告、上級批覆、本人對結論的意見、與結論有關的主要證明及本人的檢查交代材料;因政治歷史問題而受到處分的決定及有關主要證明、本人檢查交代等材料;凡已經查證清楚的有關本人的政治歷史問題的檢舉材料、查證材料;有組織意見的「政審表」「調查表」「人員情況登記表」等表格;有關確定、更改參加革命工作時間的組織意見、批覆、調查證明材料及本人申請;黨籍問題的有關審查材料;「文革」前的冤假錯案、經複查後所做的複查結論或原處分的複查結論報告及與結論有關的主要證明,本人申訴材料及原結論、原處分決定材料;確定或更改幹部的民族、出生日期、國籍的組織審查意見，上級批覆以及依據的證明材料。
(6)黨團材料。
歸檔材料主要有:中國共產黨入黨志願書、入黨申請書(凡有多份的可歸入1-2份全面系統的)和轉正申請書(一般只放1份)，可選擇內容比較完整、離轉正時間較近的1份;中國共產黨黨員登記表,中國共產黨黨員重新登記表，黨員重新登記申請書，不予登記的決定,組織審批意見及所依據的材料;民主評議黨員形成的組織意見或黨員登記表,認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見，支部關於取消黨員資格或清除出黨的處理報告，上級黨組織的決定和批覆,本人檢查材料;保留中國共產黨黨員黨籍的批覆及報告:中國共產主義青年團志願書、申請書退團報告和上級團組織批覆、團員登記表材料;民主黨派有關材料。
(7)獎勵。
歸檔材料主要有:先進個人先進工作者登記表,模範事跡材料,獲獎證書複印件,享受特殊津貼的呈報表,獎學金材料等。
(8)處分材料。
處分材料一般成套出現，且有組織蓋章，多是由個人問題造成的。
歸檔材料主要有:上級批覆,處分決定(處理意見),查證報告，本人的意見和檢查、交代材料，通報批評材料，法院審判過程中形成的判決書等。
(9)工資、任免等材料。
工資、任免等材料必須有組織蓋章,有表格不存文件。分為以下四小類。
①工資材料。工資級別登記表，工資關係轉移介紹信,轉正定級審批表，各種工資變動審批表(呈報表)，獎勵工資審批表，解決待遇的審批表等。
②任免材料。幹部任免審批(呈報)表，調動呈報表，公務員報考登記表、錄用審批表、資格審查表,聘用審批表和合同書,續聘、解聘、辭退材料,(離)退休審批表,招工登記表、審批表,應徵青年人伍登記表、退伍、轉業審批表,授予軍(警)銜審批表等。
③出國(境)材料。出國(境)審批表、備案表等。
④黨代會、人代會其他材料。黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會及民主黨派代表會等會議形成的代表登記表、委員簡歷(提名呈報表)等。
(10)其他材料。
有保存價值的體檢表(含基本情況)、殘疾體檢表,因公致殘確定傷殘等級的材料,工會會員登記表,學生報到證，考生志願卡,幹部或工人愛人情況表等歸不進前九類的第一類履歷材料。
以上十類材料每一類之前放置隔頁紙。隔頁紙規格原為18.5厘米×26厘米，現可用21厘米×29.7厘米（a4紙），且顏色多為彩色。隔頁紙的偏上正中位置列印有該類的名稱。
（二）排序。
(1)人事文書材料排序的基本形式。
①按時序:按形成時間為序排列材料的方法,形成時間早的材料排在前，形成時間晚的材料排在後，由遠至近反映個人的情況。第一-類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料可按時序排列。
②按系統:按材料的重要程度為序進行排列的方法。適用於系列材料的排列。第五類、第六類、第八類可按這種方式進行排列。
③按材料功能性質相對集中、結合時間排序。第九類可用此法。分別按工資→任免→出國→代表登記表四類順序排列，每每一類內再按材料形成時間由遠到近排序。
(2)複雜材料的排序。
①第五類材料的排序方法。第五類材料的排序分為三個部分，一是結論部分，如上級批覆、結論或決定(包括個人對結論決定的意見)、調查報告等;二是查證部分，如有關的證明材料等;三是本人檢討或交代材料等。系分清主次關係。如有多份證明材料,應根據每每部分材料之間要注意保持內容的有機聯份材料所證明的主要問題相對集中排列。
針對第五類中村料分次性審查和多次審查的情況，具體可按以下方式排序。
●一次性審查材料排序方法:批覆→結論→本人對結論的意見→調查報告→調查證明材料、旁證材料→本人檢查交代。
●同一問題多次審查材料的排序方法:批覆→結論→本人對結論的意見→調查報告→其他問題的結論材料→第二次審查(排列同e)→第一次審查(排列同上)。
●非同一問題多次審查材料的排序:第一次審查甲問題:批覆→結論→本人對結論的意見→調查報告→調查證明及旁證材料(逐份登記)→本人檢查交代→其他問題重複調查材料→第二次審查乙問題(材料排列同上)。
總之，在審查材料排序上應有所區別，既要層次分明，又要保持其內容的有機聯繫。這樣才能使材料條理清楚,使用方便。
第五類中證明材料的排序方法如下:
●證明材料不多的可按時間先後順序進行登記。
●較多的證明材料:應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列，可分為歷史問題的證明、家庭成員和社會關係的證明、黨籍問題的證明等若干部分。在每部分中再按材料形成時間的先後順序排列。
社會關係方面的證明材料，為查閱方便,應按關係遠近來排序，如父母、岳父母、兄、弟、姐、妹、伯父、叔父、內兄、內弟等。如果嚴格按時間順序排列往往把一個人情況的材料分成幾部分，這樣就不利於查閱。
②第六類黨團材料的排序方法。第六類黨團材料可按入團材料、加入民主黨派材料、加入中國共產黨的材料、中國共產黨黨員登記表的順序排序，並根據各部分材料內容的主次關係進行排列。
入團志願書→入團申請書→團員登記表退(離)團材料→加入民主黨派材料→入黨志願書（入黨申請書）轉正申請書→中國共產黨黨員登記表。第。
③第八類材料排序方法。第八類材料排序方法與第五類基本相同,按材料內容的主次關係進行排序。
上級組織關於撒銷處分的批覆→撤銷處分的決定和報告→基層組織關於微銷處分的批覆→複查改正有關證明材料→本人主要申訴及申請撤銷處分材料→原處分批覆→原處分結論或決定→本人對處分決定的意見原調查報告(或綜合材料)→本人檢查或交代材料。
④第九類材料可按材料功能、性質、結合時間順序相對集中排序。如按材料功能、性質、結合時間、相對集中排序，其方法是：工資情況的材料→任免材料→出國（境）材料→黨代會、人代會其他材料。每小類材料再根據形成材科的時間顧序排序。無出國審批材料可按三部分排列。
（三）技術加工。
人事文書材料在分類排序後，要通過技術加工，達到四邊整齊。人事檔案規範用紙的原標準為18.5厘米×26厘來(以下通稱16開),現可用21厘米×29.7厘米(以下通稱a4型)。由於種種原因，人事文書材料用紙無論大小還是材質都存在一些不統一的情況。這就需要根據實際情況進行相應的技術加工。進行加工前，首先拆除材料中的金屬物，如訂書釘、大頭針、曲別針等,然後對不符合規格的材料，在不影響材料完整和不損傷字跡的情況下,酌情進行裁剪、摺疊、托裱、包邊、加邊等技術加工。
(1)裁剪。
裁剪是對以16開(或a4型)紙為標準的人事材料卷,將超出規格的材料在不影響材料完整和不損傷字跡的前提下,用切紙刀裁成標準規格的材料。
為確保剪裁的質量，在裁剪時應以單頁材料為單位,以防止將寫得不規則、不留裝訂線材料的文字內容切掉。剪裁時應在裁口處順紙壓一木尺,用左手按住文件材料再進行裁剪,避免提刀、按刀時紙張移動,影響裁剪的質量。
(2)摺疊。
摺疊是針對超出16開(或a4型)規格,又不能裁剪(裁剪影響文字內容)的材料進行的技術處理。摺疊時，要根據情況,採取上下折、左右折、交叉折。要留足裝訂邊,同時注意折棱不被裁住和磨損。摺疊後,右邊適當比其他材料窄一點。交叉摺疊時,要先將左下角向右上角斜折後，再從下向上折,最後從右向左折。摺疊的材料要保持整個案卷的平整,不得損壞文字、照片,又要便於打開,適於從右向左翻，從上向下閱讀。
(3)托裱。
對於紙質較脆、較薄、規格小於16開(或a4型)、折皺損毀的材料應進行托裱。托裱方式有單面托裱、雙面托裱、開窗托裱、魚鱗托裱、梯形托裱及透明紙粘貼。可根據實際紙張情況採取合適的托裱方法。
①單面托裱。單面托裱就是把單面有文字而小於16開(或a4型)或紙質較為脆薄的單頁材料粘貼在襯紙上。這是最常見的一種方法,具體方法是:先將材料有文字的一面朝下放在工作檯上,在材料的背面用排筆均勻地將糨糊刷在材料上，再將16開(或a4型)的襯紙輕輕地鋪在已刷上糨糊的材料上，一邊鋪，一邊用毛刷將襯紙排平，然後,將襯紙和人事文書材料一起翻過來，放在木板或玻璃上晾乾、壓平。實際工作中常用化學膠水粘貼,這種方法日後不易再裱,需注意用紙(高麗紙)規範，膠水不宜過多，材料背面四周抹上膠水,粘上襯紙，貼後晾乾、壓平。
②雙面托裱。雙面托裱就是在一-張襯紙的正反兩面上都粘貼人事文書材料。凡是一份多頁的人事文書材料，多可採用夾面托裱。雙面托裱的方法與單面托裱大體一致。應注意的是,托裱的兩面都要留出裝訂線。一般不採取此方法。
③開窗托裱。開窗托裱是對於那些紙張小於16開(或a4型)、正反兩面都有文字，且天邊、地沿和左右邊都很窄的人事文書材料來說的。先在襯紙上按人事文書材料的大小開一個窗口，窗口要略小於需托裱的人事文書材料，然後在人事文書材料四周邊沿的空白處刷上糨糊,將其輕輕地粘貼在襯紙的窗口邊沿上。採用開窗托裱法應注意裱糊時不得覆蓋人事文書材料上的文字內容，以免影響查閱。
④魚鱗托裱。魚鱗托裱主要用於一份由多頁組成，正反兩面都有文字，規格小於16開(或a4型)的人事文書材料。先將材料最後一頁左邊背後邊沿刷上糨糊，然後將材料右邊與襯紙的右邊沿比齊後,粘貼在襯紙上。接著將倒數第二頁材料也按上述程序將其粘貼在最後一張人事文書材料的左側0.5厘米左右處的襯紙上。其餘以此類推。托裱後的人事文書材料的上下邊沿要與襯紙上下邊沿距離大致相等，人事文書材料的上下邊對齊，右邊錯開，頁頁相蓋，從第一頁起，依次向右延伸出0.5厘米左右。由於其形狀類似魚鱗，因此叫做魚鱗托裱法。
⑤梯形托裱。梯形托裱主要用於一份由多頁組成，正反兩面都有文字，規格小於16開，且材料正面文字從上往下順序排列，反面文字從下往上順序排列的人事文書材料。操作時應先將最後一頁材料 上邊沿的背面刷上糨糊，與襯紙的下邊沿比齊後粘貼上，然後將倒數第二頁材料的上邊沿背面刷上糨糊與最後一頁材料的左右邊沿比齊,並向上移動0.5厘米左右的距離粘貼在襯紙上。其餘以此類推,頁頁覆蓋,將其他各頁材料都粘貼在襯紙上。由於其形如梯狀，因此叫做梯形托裱法。
⑥透明紙粘貼。透明紙粘貼就是對那些原件紙質較好、較厚，但有些破損的人事文書材料,用透明紙粘貼在破損處,使之便於保管和利用。對於兩面有字且破損的人事文書材料,還可採用透明紙夾面托裱，用極薄且透明的兩張襯紙，直接粘貼在兩面有字的材料的正反兩面,既保護了材料,又能看清字跡。
(4)加邊。
不需要托裱但規格小於16開(或a4型)的材料應採用加邊的方法。一般在材料的左邊加邊，裁掉右邊的空白邊。
(5)包邊粘貼。
上下短、左右窄的材料以及左邊打孔太多的材料可採用包邊的方法。上下短的材料 向上下錯開,再包邊。採用包邊的方式，一則將兩頁以上的單份材料聯結為-個 整體，以有效地避免材料單頁散失;二則為紙張寬度不夠以及紙張較薄的單頁材料加邊，以適應人事文書補充材料或借閱、拆卷、訂卷的需要。
內在包邊時要注意:不得將幾份材料粘貼在一起，以免某份材料需要清理(或分類不准)時造成被動。
4.編順序號。
營順序號包括類號和份號。類號是指對歸檔人事文書材料所劃分的十個大類號，份號 是每類裡面各份材料排列號。編寫順序號用鉛筆,標在每份材料第- 面的右上角。根據人事文書材料的分類情況確定編號層次。
不得覆蓋人事文書材料上的文字內容,以免影響查閱。
5.編頁碼。
在每份材料右上角編上順序號的同時，按圖書計頁法(即單面為頁)，用船筆在材料每面的右下角編頁碼(正面右下角，反面左下角)。材料本身有頁碼的，不需重編。如果其中有插頁的，將捕頁順者上頁編上號碼:再將以後的頁碼順編。每份材料一個總頁數，有內容和表格(或空格)的計算頁數,襯紙不算頁數，有封面的材料,封面不編頁碼。
6.製作目錄與編制《職務變動登記表》。
(1)目錄是查閱人事文書材料內容的索引，要按照類別排列順序及人事文書材料目錄格式,逐份、逐項認真填寫。
目錄填寫時，各類材料之間(包括第九類各小類)要留出適當空格，為以後新增材料時填補。
材料製成時間，一般採用材料落款標明的最後時間，一律用阿拉伯數字，採用四位紀年法。
材料名稱是文件材料內容和特點的反映和高度概括，登記材料名稱必須名副其實，文題相符。材料標題不長的應登記全稱;材料標題過長的，可適當簡化，無題目或文不對題的應根據材料的主要內容擬定題目。簡化或擬定題目必須確切反映材料的主要內容或性質特點。
證明材料標題不能只寫「證明」或「證明材料」。如果證明材料較多，為使反映的問題集中,應將其區分為「家庭出身」「本人歷史」「社會關係」等若干小類別，要直接寫誰的證明,或誰對誰的證明。證明材料較少的,不用區分不同問題,應寫清楚誰證明什麼問題？
份數即該材料共有幾份，而非材料份數的流水號，除含有複印件、附件等外，女般都是填一份。頁數即該份材料共有幾頁，是填每份材料所含頁數，而不是每類材料的總頁數或流水號。
(2)編制《職務變動登記表》。
從初級行政任職(一般副科級)開始填寫，放置於第一大類材料前，隔頁紙後。不編順序號、頁碼,目錄上不登記。
7.排列。
人事文書材料按以下順序排列整理。
(1)幹部檔案目錄。
(2)《職務變動登記表》。
(3)幹部人事文書材料(每一類前分別放置列印有該類名稱的隔頁紙)。
(4)備考表。備考表即填寫整理人事文書材料責任卡(什麼時間、整理誰的人事文書材料、整理人、審核人)？
8.覆核、裝訂。
(1)覆核。
認真細緻進行覆核，檢查分類是否有誤,排序、頁碼是否有錯,裝訂方向是否正確、目錄與材料順序是否-致。
(2)打孔、裝訂。
全卷材料四面整齊，採取三孔裝訂法。打孔後按順序裝入人事文書材料專用塑料卷夾。人事文書材料專用的打孔機打孔的規格為:材料左側豎直打上三個裝訂孔,孔距(從距中心算起)8.3厘米,線孔中心距左側邊沿1.5厘米，上、下線孔中心，距上、下邊沿均為5.4厘米。打孔時要用專用的三孔打眼機嚴格按規定打孔,保證打孔質量，一般不用錐子扎(對以後續入材料不便);應將材料對齊用夾子夾住，以防打孔時紙張滑動(不能保證四面齊整);個別書寫不規則的材料要單頁打孔，以防損壞文字;對打眼過多的材料要先加邊裱糊後再打孔，將來再續人材料時，也要按原材料的標準孔距打孔。
9.編制人事文書材料夾外封的標籤。
人事文書材料夾外封要準確填寫卷面姓名、籍貫、索引編碼(四角號碼)。書寫文書材料人的姓名，書寫姓名應寫現用名，不得用同音字或不規範的簡化字。